Οδηγός
Πώς οργανώνω προσφορές και follow-up σε τεχνικό γραφείο
Πρακτικός οδηγός για να μη χάνεται καμία προσφορά και κανένα follow-up: ποιος απαντά, πότε, με ποια στοιχεία και πώς μένει καταγεγραμμένο.
Σύντομη απάντηση
Κάθε προσφορά πρέπει να ζει μέσα σε μια υπόθεση με υπεύθυνο, ημερομηνία ισχύος και μια συγκεκριμένη επόμενη ενέργεια. Το follow-up δεν είναι υπενθύμιση στο μυαλό κάποιου: είναι καταγεγραμμένη ενέργεια με ημερομηνία, η οποία εμφανίζεται στην καθημερινή λίστα του υπευθύνου μέχρι να απαντηθεί.
Βήματα
1. Μία υπόθεση για κάθε δουλειά
Πριν γραφτεί προσφορά, υπάρχει υπόθεση με πελάτη, περιγραφή και υπεύθυνο. Χωρίς αυτό, η προσφορά γίνεται αρχείο σε φάκελο και χάνεται.
2. Στοιχεία πριν το τίμημα
Λίστα με τα στοιχεία που απαιτούνται (κάτοψη, τετραγωνικά, έτος κατασκευής, άδειες). Αν λείπει κάτι, η υπόθεση δεν προχωρά στο τίμημα — το κενό είναι ορατό, όχι κρυφό.
3. Προσφορά με ημερομηνία ισχύος
Κάθε προσφορά έχει ποσό, ισχύ και κατάσταση (σε αναμονή, αποδεκτή, απορρίφθηκε). Η κατάσταση αλλάζει μόνο με ανθρώπινη απόφαση.
4. Follow-up ως ενέργεια, όχι υπενθύμιση
Μετά την αποστολή ορίζεται πρώτο follow-up (συνήθως 3–5 εργάσιμες). Αν δεν απαντηθεί, εμφανίζεται ξανά μέχρι να καταγραφεί αποτέλεσμα.
5. Αποτέλεσμα, πάντα
Ακόμη και ένα «όχι» καταγράφεται με λόγο. Έτσι μετά από τρεις μήνες ξέρετε γιατί χάνετε δουλειές, χωρίς εικασίες.
Πώς το κάνει η VANTA
- Η προσφορά είναι καταχώριση μέσα στην υπόθεση, με ισχύ και κατάσταση.
- Κάθε follow-up είναι αριθμημένο, με ημερομηνία και αποτέλεσμα.
- Όσα εκκρεμούν σήμερα εμφανίζονται στην οθόνη «Σήμερα» του υπευθύνου.
Τελευταία ενημέρωση: 2026-09-19